Kniha jízd 2027 v Excelu: co musí obsahovat a jak ji vést bez stresu

Kdy je kniha jízd povinná, jaké údaje do ní psát, jak ji vést v Excelu nebo Google Tabulkách a na co si dát pozor.

Používáte auto k podnikání a nechcete platit za aplikaci s měsíčním poplatkem? Kniha jízd v Excelu nebo Google Tabulkách stačí. Zákon nepředepisuje, v jaké podobě ji máte vést, důležité je, aby obsahovala potřebné údaje a byla průkazná. Ukážeme, co do ní psát a jak si ušetřit práci.

Kdy knihu jízd potřebujete

• Uplatňujete skutečné výdaje na auto (pohonné hmoty, náhrady za použití soukromého vozidla): kniha jízd je nutná, prokazujete jí, kolik kilometrů jste najeli služebně.
• Uplatňujete paušální výdaj na dopravu (5 000 Kč měsíčně za vozidlo): kniha jízd pro daň z příjmů nutná není. Pokud ale chcete jako plátce DPH uplatnit odpočet DPH z pohonných hmot, bez knihy jízd se neobejdete.
• Máte výdaje procentem z příjmů (paušál 80/60/40/30 %): žádné další výdaje na auto uplatnit nemůžete, knihu jízd kvůli dani nepotřebujete.

Pravidla se mohou měnit, proto si to pro svůj případ ověřte u účetní nebo na webu Finanční správy.

Co má kniha jízd obsahovat

K tomu na začátek roku údaje o vozidle (SPZ, typ), řidiči a stav tachometru k 1. lednu. Účel pište konkrétně. „Pracovní cesta“ u každého řádku při kontrole neobstojí.

Jak ji vést v Excelu, aby to nebyla otrava

• Zapisujte hned, nebo aspoň jednou týdně. Dopisovat celý rok v březnu podle paměti je nejčastější chyba.
• Nechte tabulku počítat. Stav tachometru se dá dopočítat ze stavu na začátku roku a ujetých km. Vy zapíšete jen trasu a kilometry.
• Opakované trasy kopírujte. Jezdíte často stejně? Zkopírujte řádek a změňte datum.
• Jednou za měsíc zkontrolujte tachometr s tím, co ukazuje auto. Rozdíl dopište jako soukromou jízdu.
• Účtenky z tankování zapisujte zvlášť, ať víte, kolik vás doprava stojí.

Náhrady za použití vlastního auta

Pokud používáte k podnikání soukromé auto a uplatňujete skutečné výdaje, počítá se náhrada ze služebních kilometrů: sazba základní náhrady za km a náhrada za spotřebované pohonné hmoty (spotřeba z technického průkazu × cena paliva). Sazby každý rok stanovuje vyhláška MPSV, proto je v tabulce mějte jako samostatné políčko, které na začátku roku přepíšete.

Časté otázky

Musí být kniha jízd papírová? Ne. Zákon formu nepředepisuje, Excel, Google Tabulky i aplikace jsou v pořádku, pokud obsahují potřebné údaje.

Zapisují se i soukromé jízdy? Ano, aby seděl stav tachometru. Do náhrad se ale počítají jen služební.

Jak dlouho knihu jízd uchovávat? Jako ostatní podklady k dani, tedy po dobu, kdy může úřad daň doměřit. Prakticky aspoň několik let, soubor si zálohujte.